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24/04/2017

Digitalização de documentos traz oportunidades e desafios para os bancos

Com as novas contas totalmente digitais, movimentadas pelo celular e abertas sem a necessidade de visita a uma agência física, a digitalização de documentos ganha espaço nos maiores bancos brasileiros, em um ambiente de negócios cada vez mais digital e conectado. O processo promete diminuir a burocracia, derrubar custos para as instituições financeiras e trazer maior eficiência ao sistema, mas também cria desafios para os bancos, como cuidados com a segurança digital.

O tema foi um dos destaques do 4º Seminário FEBRABAN sobre Controles Internos, realizado pela entidade em março, em São Paulo. Cada banco, dentro de sua estratégia de negócios, define os procedimentos que adota para a digitalização dos documentos, com base em dois dispositivos legais: o artigo 23 da lei 12.865, que aborda a validade legal do documento digitalizado nas operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, e a resolução 4.474, do Conselho Monetário Nacional, que dispõe sobre a digitalização de documentos relativos às operações e às transações realizadas pelas instituições financeiras e a gestão desses arquivos digitalizados.

O setor financeiro brasileiro é conhecido por ser precursor de inovações, um exemplo para os mercados de outros países. Tecnologias que misturam senha pessoal com token no celular do cliente são consideradas altamente confiáveis para validar a identidade de uma pessoa; além disso, métodos de encriptação também mantêm protegidos os dados bancários.

A oferta de novos produtos, canais e serviços no universo digital, como a abertura de contas correntes digitais, obtenção de crédito, depósito de cheques e outras operações possíveis via apps, também trazem benefícios como a diminuição de custos operacionais com manutenção de arquivos e a consequente otimização de espaço com documentos físicos. “Dados digitalizados podem ser pesquisados a partir de palavras-chave em segundos”, afirmou Pedro Santos, supervisor de controles internos da Votorantim, e um dos palestrantes do seminário.

O executivo ressaltou que a digitalização elimina a necessidade de trânsito de documentos, como cópias de comprovante de endereço. “Isso pode ser a diferença entre o cliente fechar o contrato com sua instituição ou não.”

Desafios

Em uma primeira análise, pode parecer inseguro manter todos os registros de um novo correntista, por exemplo, apenas no formato digital, sem que ele tenha ido alguma vez a uma agência física, mostrar seu RG e assinar uma ficha de papel. Notícias sobre servidores invadidos e vazamentos de dados também assustam as pessoas mais reticentes, mas o apego ao papel não resiste a uma comparação entre o nível de segurança oferecido por tecnologias digitais e as de celulose.

Um estudo conduzido pela autoridade monetária do Reino Unido, em 2013, indica que 25% dos dados financeiros vazados no país se perdem no formato papel, em incidentes como, por exemplo, o roubo de um carro no qual estão pastas de documentos levados para casa por algum funcionário, ou o esquecimento, sobre a mesa de trabalho em um ambiente de grande trânsito, de documentos confidenciais que podem ser vistos e fotografados.

Segundo Bruno Fonseca, gerente de segurança do Bradesco, a disseminação da digitalização de documentos exigirá esforços educacionais por parte das corporações. “É fundamental ensinar colaboradores e correntistas sobre cuidados simples com sua segurança digital, como alterar a senha de fábrica do roteador, não anotar em post-its sua senha do e-mail corporativo ou compartilhar via WhatsApp dados de suas finanças e das atividades de trabalho.”

Segundo Wilsa Figueiredo, diretora de controles internos do Banco do Brasil, o sucesso dos “documentos imateriais” dependerá de as instituições criarem critérios rigorosos para seu armazenamento e criptografia avançada. “Investir em segurança exige recursos financeiros que, mesmo quando sofisticados, ainda são mais vantajosos que gerir uma papelada física.”

Constante atualização

Na palestra de abertura do evento, Paulo Sérgio Neves, chefe do Departamento de Supervisão Bancária do Banco Central, destacou que o uso de novas tecnologias exige a definição de normas e sua constante atualização, já que os recursos digitais são diariamente atualizados.

“Se as normas mudarem na mesma velocidade da tecnologia, serão tantas regras novas a cada dia ou semana que o risco de uma instituição não atender a uma ou outra decisão crescerá exponencialmente.” Para isso, de acordo com Neves, a gestão integrada de riscos deve ser efetiva, consolidando-se como uma ferramenta essencial para a adequada gestão de riscos das instituições. 

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